高效人士,會如何制定年度計劃? | M周刊

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文/巴九靈(微信公眾號:吳曉波頻道)

大年初三,小巴向各位看倌拜年咯,祝大家新年快樂!

前幾天小巴參加了同學會,席間大家談起過去一年過得怎麼樣、新一年又有什麼計劃和願望。

老同學們大多度過了充實的一年,也在計劃著充實的下一年。但細細分辨,小巴也發現很多計劃完成度並不高:

年初計劃完成人生第一次出國旅行

過幾天轉眼就忘了

工作、健身、旅行、閱讀等目標列了一大堆

回頭來看大部分都沒能完成

還有的壓根沒有年度計劃概念

一年糊糊塗塗地就過去了

……

這種情況,我們每個人或許都見到過。在一個信息盈餘的時代,不論是工作,還是生活,事務紛雜而凌亂,如果不能合理地管理,就只能生活在兩種狀態裡,一種是加班,還有一種是在加班的路上。

也正是因為各種計劃出現太多的「不可做到性」,時間管理、自我管理才成為大多數人的訴求。

彼得·德魯克在1966年出版的《卓有成效的管理者》中就已經預見了這一幕,他認為在當今知識社會中,知識工作者即為管理者,管理者的工作必須通過一些特定的方法才能達到卓有成效的程度。

50年過去了,這個命題仍然困擾著職場人士。

德魯克在書中給出了解答,其中最核心的方法,叫做「反饋分析法」,無論做出什麼關鍵性的決策,採取什麼關鍵措施,都要把希望看到的結果寫下來,過一段時間後(比如9-12個月),將實際的結果與預期的結果進行對比,同時在執行過程中重視反饋,印證決策的正確性和有效性,發現和鞏固自己的長處。

反饋分析法

事先記錄下自己對結果的預期

9-12個月後,對比預期

根據結果發現自己的長處,並調整計劃

這一整套方法,在今天互聯網的術語裡,只需將他建議的9-12個月縮短,就可以完美表述成「小步快跑,快速迭代」,正切合現在這個時代。

從這一點去看,很多人之所以沒有管理好自己的目標,有兩個普遍問題:

第一,目標本身制定得不好,不具備執行和反饋的指導性;

第二,目標執行不到位,往往是沒有將一個大目標切割成小目標,隨時小步迭代加以反饋。

今天我們就分別來給出解決方法。

制定目標

具體、量化、可做到、有截止日

我們每個人在生活中有多重角色的目標,包括工作目標、家庭生活、個人管理、個人健康、興趣愛好等。

一個好的目標,至少具有5個特點,被稱為「SMART原則」

具體的(Specific)

可以量化的(Measurable)

可以做到的(Attainable)

和其他目標具有相關性(Relevant)

有時間節點的(Time-bound)

比如很多人喜歡閱讀,但如果只說「今年我要多讀書」,那麼,這個目標本身制定得並不好,因為這五條原則裡面,它一條也不符合。

好的目標是這樣的:

2017年,我計劃讀24本書,其中一半需要與工作相關,一半要精讀,讀完之後再回顧一遍,對於這些書的理解程度,要達到用3-5句話把這本書的核心觀點復述出來的程度。我認為以我目前的能力,這是可以達到的。

它很具體(讀到3-5句話的程度)、量化(24本)、有時間節點(每個月2本)、和其他目標相關(工作)、可以做到(能力範圍之內),才能便於執行。

除了這五點之外,小巴覺得,制定了目標之後還可以增加自己對它的承諾。德魯克建議,應該把目標預期寫到紙上,甚至可以找個地方掛起來,讓我們常常看到並提醒自己。

而現在,還有更絕的方法——在社交媒體上把自己的重要目標發布出來。比如小巴那位計劃出國遊的同學,開完同學會,就在朋友圈發了這麼一條:

17年一定完成人生第一次出國遊,暫定6月份請年假去日本,現在開始計劃攻略和工作時間。如果年底完不成,同學會時在群發1000塊錢紅包,立貼為證。

於是,這一整年,就有至少幾十號人在朋友圈盯著他有沒有完成目標了。

執行目標

切分、記錄、結果反饋、突破極限

一年是一個長時間段,它的反饋周期很長,這往往會導致我們高估自己的能力。但是細分到一周,那麼就縮短了反饋周期。

小巴的一位同學是財經媒體同行,也是一個好書之人,同時也因為工作需要做大量閱讀積累。他在16年給自己定的閱讀計劃是讀完100本書,其中至少一半是財經圖書。切分下來,每個月是8.3本書,每周2本左右,差不多3天一本書。3天之內,有沒有讀完一本書,時間很快就會給出答案。

由於在4月、5月和9月分別只讀了3本、4本和2本書,一年下來計劃只完成83%。但他記錄了自己的行為,看到了4-5月閱讀量下降的原因是工作忙,有一長段時間沒有讀完一本書,而其他月份都很順利,因此目標本身並沒有問題,來年需要做的,是更好地平衡閱讀和工作節奏。

這位同學還在這一年中寫了103篇各類財經文章。這些文章的閱讀數據很清晰地告訴他,在哪幾個月他的寫作節奏最快、哪些話題最受熱議、哪幾種類型和角度最新穎、哪種寫法最受歡迎。

當然這也並不難猜,貫穿2016年,最受歡迎的文章類型就是各種角度花式解讀房地產,2016年其實就是一個全民買房和圍觀買房的年度。

他每隔數月就對這些數據加以分析,再找人聊天尋找反饋,寫作的速度、水平自然而然就提升了,這個方法德魯克稱之為「強化自己的優勢,避開自己的不足」。這是一種對能力邊界的突破,就像運動一樣,將自己的體能提升到一個新的層次,適應它,然後再提升強度,周而復始。

這種切分、記錄、用結果來反饋與修正、從邊界上單點突破,就是個人目標小步快跑、快速迭代的做法。

很難說這一套做法裡藏著多少驚人的秘密。其中的大部分原則,古已有之,都體現在「吾日三省吾身」「學而時習之,不亦說乎」「百尺竿頭,更進一步」這些數千年以來的格言裡。

這真的說明,自古以來,累死你的從來不是工作,而是工具和方法,效率的差別大概就源自於此。

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