【薦讀】必看!機關單位微信工作圈裡的八項注意

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  目前,微信已經成為工作中最常用的溝通方式之一。但是,或許你自己並沒意識到,不良的使用習慣已給別人留下負面印象。下面這幾點,一定要注意!

1

不要濫用截屏

  截屏功能與職場大多數禮儀背道而馳。兩個人的聊天是非常私密的行為,發送出去與暴露他人和自己的隱私沒有區別。在職場上使用微信截圖要格外謹慎,不要隨意截屏為證,更不可隨意把截屏發送給第三者。

2

群裡也要講規矩

  單位群的感情交流功能相對弱一些,主要是為了工作。所以在工作群裡聊天,如果不是工作必要,一定要適可而止。同時,不要隨便拉陌生人進入群裡,以免泄露工作秘密。

3

慎用語音

  雖然微信交流方式很豐富,有文字、語音、表情等,但交流時對方性格、身處環境、職位高低等都是必須要考慮的。除非是私下關係極好,為了工作方便和準確無誤,在大多數情況下不要使用語音。

4

注意溝通效率

  單位裡使用微信溝通,一定要簡明扼要。比如,有人喜歡只寫「在嗎」、後面就沒動靜了,也不說什麼事,就是一個很不好的習慣,給別人留下不好的印象。切記,要直接切入主題。如果稍微感到溝通效率低下,可致電詢問。

5

區分朋友圈和工作圈

  朋友圈是每個人的網路面孔。若工作和生活共用一號,一定要注意。你發了一條在親戚朋友們看來逗趣的內容,同事老板看到了可能是另一個感受,或許會不知不覺間造成一些誤會和偏見。在人際關係和社交工具使用上,一定要因人而異。

6

勿濫用私人化表情

  單位群年齡差異大,不太適宜使用各種怪異表情,你只是想活躍氣氛,但實際上是增加了負面印象。單位裡允許你有個性,那是包容你,你自己卻不能不自覺。

7

不要處理太複雜的問題

  機關工作,準確和效率永遠是第一位的,微信的即時性提高了工作效率,但在嚴謹程度上卻是短板。對於複雜問題,不論你是長篇大論還是長談良久,都很容易出現誤解和誤判,還是電話或面談更好。

8

及時回復信息

  及時回復他人信息是一種美德。不管平級還是上下級,不宜使用過於簡短的詞匯,例如「好」、「嗯」等詞語。很明顯,說一句「好的」會顯得更有禮貌,因為其實你沒那麼忙。

  具體如何寫好工作簡訊和微信?以下內容會幫到你。

公務簡訊或微信的基本要求

1.稱謂恰當禮貌

  稱謂要表達清楚接收方的身份,並體現禮貌原則。

2.首句反映主題

  在首句中即反映出主題,旨在幫助接收方及時高效地讀取信息。

3.內容簡潔條理

  盡可能用一條信息容納全部信息,減少信息往來次數。如果需要傳遞的信息有多項,宜分點闡述。

4.尾語按需設置

  如果是比較重要的事情,可在結尾處註明「收到請回復,謝謝!」。如果沒有收到回復,有必要打個電話確認對方是否收到信息。特殊的公務簡訊或微信比如通知,應使用專用尾語「特此通知」,以示規範和嚴謹。

5.署名明確勿漏

   公務簡訊或微信較為正式和規範,結尾處署名更正規。

公務簡訊或微信的用語原則:

  禮貌、規範、溫和

公務簡訊或微信的內容規則:

1.內容應與公務有關。

2.簡明扼要,突出要點。

3.切忌過於口語化。

公務簡訊或微信的使用規則:

1.發送時間恰當

  最好在工作時間發送,以保證接收方及時處理。早上8:00以前、晚上10:00以後最好不要發公務簡訊,因為簡訊或微信提醒的響聲或震動聲會打擾對方休息。 

 

2.妥善處理接收延遲的情況

  如果是比較重要的事情,最好請對方回復以確認收到,或者在簡訊或微信發送之後致電對方詢問接收情況。

3.不得濫發簡訊或微信

  要做到「三禁止」:禁止發送與公務無關的信息;禁止群發廣告或非法信息;禁止對無關人員發送信息。

聊微信十大禁忌

  1、不招惹是非:帶有明顯激進色彩的內容和圖片不發為好,這樣可使你遠離是非。

  2、不能低俗:過分低級庸俗的內容和圖片不宜轉PO,因為這也是你自身品味的客觀反映。

  3、不能咒人:不可強制別人轉PO你的作品,比如:轉了將走大運、發大財,不轉將會如何如何……這是微信交流中的大忌。

  4、不能泄露他人隱私:不能隨意發表未經他人同意、帶有個人隱私性質的內容和圖片,這涉及隱私權肖像權等。

  5、讚了再去轉:看到別人精彩文段和圖片意欲轉PO時,應先「讚」後轉,這是禮貌,也是涵養。

  6、不傳播不實的「八卦消息」:人云亦云、三人成虎往往給當事人造成不必要的傷害。謹言慎行,在網路中也不可缺少。

  7、不發個人生活瑣碎和煩惱的事:這既影響朋友們的情緒,浪費朋友們的時間,也會暴露了個人隱私。

  8、涉及國家和工作單位機密不要亂發:哪怕一對一發也不妥,信息網路時代都有被記錄和泄密的可能。

  9、對經典的微信可加收藏: 經常看,經常讀,即使是碎片化信息,只要用心領悟其內涵,也會不斷有新發現、新感受、新收獲。

  10、別讓微信綁架你的生活:再好的東西也是雙刃劍,把握好尺度才能讓微信更好地服務工作和生活,絕不能成為低頭一族,影響工作生活和健康。

這些規矩,你都同意嗎?


來源:刺蝟職場(ID:work-for-fun)、工人日報(ID:grrbwx)、共產黨員網等

本期編輯:崔鵬、蔣波

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